Formularz ze strony WordPress prosto do Salesforce: trzy sposoby i kiedy który
Najczęstsza integracja, o którą proszą małe firmy, i najczęściej robiona źle: zapytania ze strony lądują w skrzynce, ktoś je przepisuje do CRM, połowa ginie. Są trzy sposoby, żeby to naprawić.
Sposób 1: Web-to-Lead, wbudowany w Salesforce
Salesforce generuje kod formularza HTML, który wkleja się na stronę. Wysłanie tworzy lead. Zero kosztów, kwadrans pracy.
Kiedy wystarcza: prosty formularz (imię, firma, mail, telefon, wiadomość), jedna strona, bez potrzeby pięknego wyglądu i bez skomplikowanych reguł.
Gdzie boli: formularz wygląda jak z 2010 roku, chyba że ktoś go ostyluje. Brak potwierdzenia dla użytkownika bez dodatkowej pracy. Limit dzienny leadów. Spam, jeśli nie dodacie zabezpieczenia (reCAPTCHA jest obsługiwana). Pola niestandardowe trzeba mapować ręcznie w kodzie.
Sposób 2: Wtyczka WordPress do Salesforce
Wtyczki (do Gravity Forms, WPForms, Contact Form 7 i inne) łączą istniejący formularz z Salesforce przez API. Mapowanie pól klika się w panelu WordPressa.
Kiedy wystarcza: macie już formularze w jednej z popularnych wtyczek, chcecie zachować wygląd i walidację, potrzebujecie mapować pola niestandardowe albo tworzyć inne obiekty niż lead (np. sprawę).
Gdzie boli: roczna opłata za wtyczkę. Wtyczka wymaga aplikacji połączonej w Salesforce, czyli konta z uprawnieniami, i tu wraca temat z innego tekstu: osobny użytkownik integracyjny, minimalny zakres. Aktualizacje WordPressa potrafią zepsuć wtyczkę, a nikt się nie dowie, dopóki leady nie przestaną przychodzić. Dlatego przy wtyczce zawsze dodaję alert: jeśli przez trzy dni nie przyszedł żaden lead ze strony, ktoś dostaje maila.
Sposób 3: Własna integracja po API
Formularz wysyła dane do małego skryptu (na hostingu strony albo w chmurze), który tworzy rekord w Salesforce przez REST API, zapisuje log, ponawia przy błędzie i potwierdza użytkownikowi.
Kiedy warto: kilka formularzy z różną logiką (zapytanie o produkt A trafia do zespołu A), deduplikacja (ten sam mail nie tworzy drugiego leada, tylko aktualizuje), dodatkowe źródła (sklep, kalendarz rezerwacji), wymagania co do danych osobowych (zgody zapisywane przy rekordzie).
Gdzie boli: trzeba to napisać i ktoś musi tego pilnować. Kilka godzin pracy na start, potem opieka jak nad każdą integracją.
Niezależnie od sposobu
- Źródło leada. Każdy formularz zapisuje, skąd przyszedł: strona, podstrona, kampania. Za pół roku będziecie wiedzieć, która strona przynosi klientów.
- Przypisanie. Reguła, kto dostaje leada, i powiadomienie w Outlooku albo na telefon. Lead, którego nikt nie zobaczył przez tydzień, jest stracony.
- Zgoda i RODO. Pole zgody na kontakt zapisane przy leadzie, z datą. Treść zgody uzgodniona z prawnikiem.
- Test raz na miesiąc. Ktoś wysyła formularz testowy i sprawdza, czy doszedł. Dwie minuty, które ratują przed odkryciem po kwartale, że od aktualizacji nic nie przychodzi.
Co wybrać
| Sytuacja | Sposób |
|---|---|
| Jeden prosty formularz, zero budżetu | Web-to-Lead |
| Formularze już w Gravity Forms lub WPForms | Wtyczka plus alert braku leadów |
| Kilka formularzy, deduplikacja, sklep | Własna integracja |
Jedno z moich stałych zleceń to właśnie firma z Salesforce i stroną na WordPressie, u której zrobiłem takie połączenie. Jeśli Wasze zapytania nadal przepisuje człowiek, napiszcie, który z trzech sposobów pasuje, ustalimy w kwadrans.