Firma wdrożeniowa odeszła dwa lata temu. Jej konto w Waszym Salesforce nadal jest aktywne

Skąd się biorą

Firma wdrożeniowa dostaje konto administratora na czas projektu. Projekt się kończy, faktura jest zapłacona, konsultanci przechodzą do następnego klienta. Konto zostaje, bo nikt nie ma go w zadaniu do wyłączenia. Rok później odchodzi jedyny pracownik, który wiedział, że to konto istnieje.

Druga odmiana: konto integracyjne, założone „na chwilę” do podłączenia strony albo narzędzia do mailingu, z hasłem znanym trzem osobom, z których dwie już nie pracują w firmie. Trzecia: wspólny login „[email protected]”, z którego korzystają wszyscy nowi handlowcy, bo tak było zawsze.

Dlaczego to ma znaczenie

• Dostęp. Każdy, kto zna hasło, może wejść. Były konsultant, były pracownik, ktoś, kto znalazł hasło w starym mailu.
• Licencje. Aktywne konto to opłacona licencja. Trzy zapomniane konta to kilkaset złotych miesięcznie.
• AI. Jeśli ktoś podłączy agenta albo narzędzie AI do takiego konta, dostanie jego uprawnienia. Konto po firmie wdrożeniowej prawie zawsze ma pełne.
• Odpowiedzialność. Gdy coś zniknie z systemu, dziennik pokaże „Firma Wdrożeniowa Sp. z o.o.”. Dobrze, jeśli to oni. Gorzej, jeśli ktoś użył ich konta.

Jak je znaleźć w 10 minut

1. Lista użytkowników z filtrem „aktywni”, posortowana po dacie ostatniego logowania. Każde konto bez logowania od 90 dni to kandydat.
2. Filtr po profilu System Administrator. Ilu ich jest? W firmie do 50 użytkowników powinno być dwóch, najwyżej trzech.
3. Adresy e-mail spoza Waszej domeny. Konsultanci, agencje, freelancerzy.
4. Konta z uprawnieniami Modify All Data, View All Data, Author Apex, Customize Application nadanymi przez zestawy uprawnień, nie profil. Te łatwo przeoczyć.
5. Historia logowań dla wspólnych kont: ile różnych adresów IP w ostatnim miesiącu.

Co z nimi zrobić

Konta osób, które odeszły: dezaktywować, nie usuwać. Dezaktywacja zachowuje historię i rekordy, których byli właścicielami. Przed dezaktywacją przepisać rekordy na kogoś aktywnego, inaczej leady i sprawy zostaną bez opiekuna.

Konta integracyjne: sprawdzić, co jest do nich podpięte. Jeśli nic, dezaktywować. Jeśli coś, zmienić hasło, włączyć MFA albo przejść na uwierzytelnianie certyfikatem, ograniczyć uprawnienia do tego, czego integracja naprawdę używa.

Wspólne loginy: rozdzielić na imienne konta. Tak, to kosztuje licencje. Alternatywa to brak wiedzy, kto co zrobił.

Jak nie dopuścić do powtórki

Jedna reguła: każde konto ma właściciela w firmie i datę ważności. Konsultant dostaje konto do końca projektu plus miesiąc. Przy stałej opiece przeglądam listę użytkowników raz na kwartał i wysyłam listę do potwierdzenia. Zajmuje to kwadrans i załatwia sprawę.

Chcecie sprawdzić, ile takich kont macie? To punkt drugi z dziesięciu w darmowym audycie.